Achat du stock

L’achat est une opération en deux temps, commande et réception, permettant d’approvisionner le stock de façon courant et régulière.

Les commandes sont un processus faisant intervenir 5 modules de l’initialisation à l’envoi des commandes chez le grossiste-répartiteur.

✱ Initialisation des commandes : c’est une opération qui permet à l’utilisateur de désigner les articles qu’il souhaite faire figurer obligatoirement dans la commande.

Activez le module derrière le menu <Approvisionnement/Commande/[Initialiser]>. Sur l’écran qui s’affiche, changez le grossiste-répartiteur en haut à droite, si nécessaire, puis sélectionnez sur la grille d’en dessous les articles que vous souhaitez commander et ajoutez-les à la grille de gauche. Cette opération peut se faire avec le bouton [Sélectionner/Ajouter] en bas de grille de droite ou en double-cliquant directement sur un article de la liste.

Les articles sont ajoutés avec la quantité par défaut. Vous pouvez changer cette quantité par ajout successif du chiffre 1 en double-cliquant sur la ligne ou en saisissant le nombre de votre choix après avoir appuyé sur le bouton [Modifier] en bas de la grille. Ce procédé permet de changer également le fournisseur, parmi les grossistes-répartiteurs disponibles pour l’article en cours de modification.

Notez qu’avant le transfert du premier article dans le panier de commande, vous pouvez télécharger et verser directement dans le panier des articles préparés pour vous par votre grossiste-répartiteur favori, en appuyant sur le bouton [Télécharger] au-dessus de la grille de droite.

Une fois dans le panier, ces articles pourront être modifiés ou supprimés, si nécessaire.

✱ Validation des commandes : Ce module permet à l’utilisateur de retrouver la main et de corriger tout ce qui a été fait lors des étapes précédentes.

Lancer le module de validation des commandes en suivant le chemin <Approvisionnement/Commande/[Valider]>. L’écran qui s’affiche présente les articles à gauche avec leur fournisseur à droite. Si nécessaire, naviguer sur les deux grilles pour atteindre puis modifier ou supprimer un article.

✱ Envoi des commandes : A cette étape, les commandes sont transmises aux fournisseurs par voie automatique ou manuelle.

Accédez au module derrière le menu <Approvisionnement/Commande/[Envoyer]>. L’écran présente une grille des fournisseurs à droite et la liste des articles qui lui sont commandés à gauche. Sélectionnez un fournisseur et [Envoyer] les articles sa commande.

La réception des commandes : elle correspondant à l’introduction dans le stock des articles livrés par le grossiste à la suite d’une commande. C’est une procédure impliquant cinq écrans dont le premier s’affiche à l’exécution du menu <Approvisionnement/Réception/[Réceptionner]>.

Défilez jusqu’à la facture à réceptionner puis appuyez sur le bouton [Editer].

Remplissez les champs qui apparaissent conformément aux documents, bordereau ou facture, de la livraison, puis sauvegardez votre saisie en pressant le bouton [Enregistrer].

Vous pouvez compléter plusieurs lignes de cette façon avant de poursuivre la procédure.

Pour en finir avec cet écran, et afficher l’écran suivant appuyez sur le bouton [Continuer].

L’écran qui s’affiche sert à s’assurer que les quantités et prix facturés sont bien conformes.

Editez les champs prix et quantité en appuyant sur le bouton [Editer] puis complétez les conformément au document de livraison et, donc, jusqu’à l’activation du bouton [Continuer].

Notez que les prix sont préremplis. Il faudra les corriger s’ils ne sont pas conformes à la facture.

L’écran qui suit permet de modifier le TVA. Les taxes sont liées au tarif. Pour changer la TVA d’un article, il faudra lui changer de tarif.

Appuyez sur le bouton [Editer] pour accéder à la modification des tarifs. Sélectionnez le tarif désiré dans la liste déroulante, appuyez sur [Enregistrer] puis sur [Continuer].

L’écran suivant permet d’ajuster les quantités, lorsque la quantité facturée est différente de la quantité livrée. Pour ce faire, passez en mode édition, renseignez la quantité livrée et le motif de l’ajustement, puis pressez [Enregistrer] pour sauvegarder votre saisie.

Comme motif d’ajustement, vous aurez à choisir entre « réclamation » et « pertes & profit ».

L’étape suivante de la procédure permet de renseigner les dates de péremption.

Appuyez sur [Continuer] pour l’afficher. Editez les dates de péremption, faites les saisies désirées puis sauvegardez votre travail en appuyant sur [Enregistrer].

A ce stade, lorsque vous appuyez sur [Continuer] vous commencez la réception d’une nouvelle commande et s’il n’y a pas d’autre commande vous affichez l’écran de clôture de la procédure réception.