La numérisation du stock est un procédé par lequel le stock physique est traduit en stock électronique. C’est un traitement exceptionnel qui ne peut se réaliser qu’une seule fois tout au long de l’exploitation d’Orthassis.
La numérisation du stock convient aux utilisateurs en cours d’exercice désirant exploiter Orthassis avant de paramétrer les articles.
La numérisation du stock se fait à travers cinq modules.
Démarrage de la numérisation : Ce module est accessible en exécutant le menu <Stock/Numérisation/[Démarrer]>.
S’affiche alors la fenêtre ci-dessous.
Appuyez sur [Oui] pour continuer.
Le démarrage se traduit par l’édition du « formulaire de cartographie » du stock ci-dessous.
Imprimez le formulaire en autant d’exemplaire que nécessaire pour copier, un à un, tous les articles du stock, conformément à l’ordre de rangement existant. En parallèle, identifiez chaque page en lui donnant un nom permettant de localiser les articles qu’elle contient. Le stock est ainsi manuellement cartographié.
Nota : Le lancement de la numérisation désactive la plupart des options du menu général.
Cartographie du stock : C’est un processus qui consiste à transcrire les articles du stock sur des pages identifiables. Pour ce faire, Orthassis met à disposition de ses utilisateurs un écran à six onglets : trois onglets d’édition et trois onglets de consultation des pages, des articles et des grossistes-répartiteurs.
Avec les onglets <Edition/Pages>, créez les pages correspondant aux formulaires selon les étapes 1 à 5 ci-dessous. Les pages ainsi créées peuvent être modifiées ou supprimées, , mais aussi consultées sur l'onglet <Consultation/Répartiteurs>.
De la même manière créez un grossiste-répartiteur ou un article, si nécessaire, et modifiez-le ou consultez-le.
Les grossistes-répartiteurs possédant un fichier article sont créés à l’aide du module Réseau/Agréer et non pas ici.
Les grossistes-répartiteurs susceptibles d’être créés ici sont ceux précédemment créés en tant que tiers fournisseur à l’onglet <Compte auxiliaires> du module <Paramètre/Rapid’Compta/[Plan comptable]>.
Les articles des grossistes répartiteurs possédant un fichier article, n’ont pas besoin d’être créés. Ils sont simplement transférés.
Les articles créés ici, sont directement versés dans la page en cours. Ils ne seront donc pas affichés comme article de la source.
Le remplissage d’une page se fait essentiellement par transfert à partir du fichier article des grossistes-répartiteurs agréés par l’utilisateur en suivant les étapes 1 à 4 ci-dessous :
Les pages sont également remplis par création d’article avec le procédé cité plus haut.
Notez que les pages ayant atteint le nombre limite de 25 articles sont automatiquement enregistrées et disparaissent de l’onglet des pages en cours d'édition.
Lorsque toutes les pages précédemment remplies manuellement sont saisies, vous avez fini la cartographie et pouvez passer à l’étape suivant de du processus de numérisation en appuyant sur [Continuer] en bas de l’écran. Les pages de comptage du stock sont alors éditées et envoyées dans la queue des impressions au menu <Fichier/Impression>.
Comptage : ce module permet de saisir page par page les quantités de stock comptées sur papier.
Affichez l’écran de comptage en exécutant le menu <Stock/Numérisation/[Compter]>, sélectionnez la page à saisir sur la grille de droite et appuyez sur le bouton [Editer] en bas à gauche de l’écran. Renseignez la colonne quantité conformément aux valeurs sur papier. Lorsque la totalité de la page est saisie, pressez le bouton [Valider] sur la grille de droite pour envoyer la page à la prochaine étape.
Datage : l’étape du datage permet d’introduire dans l'application les date de péremption des articles précédemment saisis.
Accédez au module en suivant le chemin <Stock/Numérisation/[Dater]>, sélectionnez la page à saisir à droite de l’écran puis appuyez sur le bouton [Éditer] de la grille de gauche. Renseignez les dates de péremption conformément aux inscriptions sur papier puis appuyez sur [Enregistrer] pour quitter le mode édition.
Si la page est entièrement saisie, retournez sur la grille de droite et appuyez sur le bouton [Valider] pour l’envoyer à la prochaine étape.
Notez que l’étape du datage n’est pas obligatoire. Après le comptage, le module de clôture peut être exécuté. Dans ce cas, un délai d’expiration de quatre ans est affecté par défaut aux articles.
Clôture : ce module clôture la numérisation en figeant les stocks comptés. Il est situé au bout du chemin <Stock/Numérisation/[Terminer]>. Sur l’écran qui s’affiche, appuyez sur le bouton [Terminer]. Mais avant, vous pouvez éditer les données précédemment saisies et les modifier.
Lors de clôture, les quantités comptées sont enregistrées comme stocks disponibles.
Notez qu’à tout moment du processus, la numérisation peut être abandonnée et les actions déjà effectuées être annulées. Pour ce faire exécuter le menu <Stock/Numérisation/[Abandonner]> et confirmer votre demande en appuyant sur [Oui] sur l’écran qui s’affiche.